合同管理制度(公司合同管理规范)

合同管理制度

为规范合同签订，加强合同管理，合理规避风险，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第一章 总 则

一、适用范围

（一）本制度适用于公司所有的书面合同审批。本制度所称合同，指公司与自然人、法人及非法人组织设立、变更、终止民事法律关系的合同或协议。包括采购、销售、建设工程、加工承揽、借款、运输、仓储、租赁、技术、服务等合同，还包括补充合同、补充协议、备忘录、意向书、函件、订货单以及各类技术协议等其它具有合同性质的法律性文件，不含劳动合同。

（二）本制度所称项目负责人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在内容上保持一致性，应确保合同归档时符合生效条件。

二、合同归口管理部门及职责

（一）合同起草：经办部门（市场部、采购或相关业务、职能部门）为合同的二级管理机构，负责合同草拟。重大投标项目及50万元以上项目合同由市场部与业务、技术部门共同拟定。其主要职责是：

1．负责合同的起草、签订、履行等；

2．设立专职合同管理人员，负责本部门的合同管理，贯彻执行公司合同管理的各项规章制度；对于本部门的合同进行登记台账和分类归档，妥善保管合同相关资料；

3．公司所有合同实行统一编号，合同编号由各经办部门合同管理人员统一管理。签约人或经办人草拟合同时应向合同管理人员索要编号，合同管理人员应及时给予答复。

4．合同管理人员于每季度末前将当季度本部门完成签署的合同报表向总经办备案，样式参照附件1《合同审核记录表》；

5．各部门合同管理员对于部门拟签的合同，进行初步审查，对不符合合同管理制度要求的合同，有权不予报批；

6．合同签约人、经办人及合同管理人员应严格按照公司保密制度规定保守公司秘密。

（二）合同审核：法务部为合同的一级管理机构，负责合同的审核修订工作。其主要职责是：

1．制定并组织公司合同起草部门实施公司合同管理制度；

2．编制并推进公司各类合同范本修订；

3．负责对各类合同文本的合法性、有效性、合规性进行审核，并对各部门合同管理情况进行不定期检查和监督，对不符合合同管理制度要求的合同，不予审核通过；

4．参与并协助公司重大合同、合作项目的谈判、签约；

5．协助合同履行中的纠纷处理；

6．负责公司合同管理人员的法律培训。

（三）合同盖章与归档：公司人事部、总经办为合同的三级管理机构。分别负责合同的盖章、存档工作。其主要职责是：

1．盖章前，对合同进行形式审核，确保合同签字、盖章符合管理要求；

2．合同的分类保管与借阅，并及时向合同起草部门催要公司已盖章的合同文本；

3．每半年进行一次集中整理，编制电子档案记录报法务备案。

（四）公司的法定代表人和经公司授权签订合同的委托代理人（项目负责人）是合同的签约人及经办人，其主要职责是：

1．负责合同签订前的市场调查、市场开发和客户资信审查；

2．负责合同的签订、变更、解除、终止等有关手续的办理；

3．协调、督促承办合同的履行，并及时将合同履行过程中出现的重大异常情况向本部门及法务部报告；

4．负责未进入法律程序的合同纠纷处理；协助法务处理进入法律程序的合同纠纷案件。

第二章合同的洽谈与起草

一、合同的洽谈及定价原则、流程

（一）销售类合同（含销售设备及提供技术服务等主营业务）

1.职能分工：公司市场部客户经理负责合同的洽谈、报价、起草等合同执行工作；市场部主管领导、公司负责人及财务部门负责指导和监督合同执行工作；

2.报价原则：根据采购部提供的当期价格，报价应高于成本价，最终成交价由市场部主管领导审批；

3.报价流程：报价前，客户经理应根据客户需求确定基础报价方案，提交财务部核算项目成本，审核通过后提交市场部负责人及公司负责人审批同意，并在报价后24小时内询问客户是否接受报价。如接受报价，要求客户方洽谈负责人（注明担任职务）在公司报价单上签字或加盖公章，传真或发送邮件至我司。如需调整报价或服务方案，需按上述流程重新取得审批同意。

（二）采购类合同

1.职能分工：采购部负责采购合同的询价、洽谈、起草等合同执行工作；项目需求部门负责人及财务部负责指导和监督合同的执行工作；

2.项目询价:根据相关部门报送的采购申请，逐一议价比价，设备采购及工程外包合同选取三家以上进行议价（集团确定的厂商直供商品除外），以确定供应商；

3.主要条款：采购合同应明确具体交货期或工期，明确验收标准，工程外包合同应明确工程量清单并签署安全施工协议书。

4.付款：除工期紧迫或紧急临时采购，并经财务部批准采用先付全额货款的方式外，原则上采取分期付款的方式支付。

（三）其他类型合同

由相关业务部门在职责范围内负责洽谈和议价，接受部门负责人及财务部门的指导和监督。

二、合同的起草

（一）模板使用

对于公司主营业务类型，起草部门应尽可能使用公司制定的合同模板；其他类型合同，项目负责人根据需求，可选择对方公司的合同模板，起草合同初稿。

（二）合同起草应遵循以下原则

1．合同应依据《中华人民共和国民法典》规定，完整、准确地表述各项条款；

2．必须从供需双方的利益出发，明确合同双方的权利和义务；

3．对于合同中涉及业务方面的内容或技术协议，送审前需事先征求相关技术部门（在线运营部、污水运营部、技术部）的修订意见。

（三）合同类型

根据部门职责及服务内容，公司的业务合同主要分为以下几类；

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（四）合同内容要求

1．购销合同应当具备的主要条款：双方的名称和住所地；法定代表人和委托代理人；标的物的名称、规格、型号；数量和质量；价款；履行的期限、交货地点和方式；产品的包装、运输和验收、保管方法；结算方式；违约责任；解决争议的方式；双方商定的其他条款；

2．合同条款中，解决纠纷方式条款应尽量选择诉讼方式，并力争约定由公司所在地法院管辖。

3．签订购销合同时，应明确约定“交（提）货地及合同履行地”，并尽量将“交（提）货地点及合同履行地”约定为我公司所在地。签订施工合同应明确施工地点。

4．签订合同时，应明确约定付款时间或结算方式，从现金、电汇、或转账、汇票等付款方式中选定一种或多种组合进行支付。我司为付款方时，以转账方式为主，合同标的额不满3000元的可选择电汇、现金；我司为收款方时，对方选择商业承兑汇票付款方式的，需经财务部审批同意。

5．合同中还应明确约定开具发票的类型、时间及税率等。

6．采购物品及施工外包合同中应明确质保期（≥1年）和质保金（5%-10%，工程类不少于3%）。

三、合同送审前的准备工作

（一）资信调查

在合同送审前，合同起草部门经办人应核对企业名称，对拟签约对方单位的信用和资质做好调查。包括但不限于以下几项：

1．企业基本信息；

2．经营能力状况；

3．主要经营管理人员基本情况；

4．企业经济偿付能力情况；

5．企业社会信用记录；

6．企业资质及证明材料。

（二）重大项目联席会议

对于重大项目或标的额超过50万元以上的合同，负责起草合同的经办部门应在送审前召集技术部、财务部等相关部门参加的联席会议，征求对投标文件或拟签署合同的合理意见、建议，以确定合同主要条款。重大、疑难项目报送公司行政总裁决定。

（三）联席会议评审的内容和范围

1．项目报价（项目负责人与公司负责人确定）；

2．履约服务方案及技术内容；

3．对方企业履约能力等风险评估；

4．其他对合同履行有重大影响的事项。

第三章合同的评审

一、合同评审的方式及要件

（一）合同评审采取线上评审的办法；

（二）合同提交审批时，需提交以下相应的资料：

1．合同文本；

2．技术协议等附件或招投标文件资料；

3．变更或终止合同提供原合同文本及变更或终止原因简述；

4．外文合同必须附有中文译本；

5．其它要求提供的文件资料。

（三）对于附有技术协议、安全施工协议、廉洁合规协议的合同，附件协议应视为合同的一部分。合同或附件内容涉及技术部分或财务审计等特殊规定，在送审前需征求技术部门及财务部门意见。

（四）原则上合同履行日期不得提前于合同审批日期，合同签订日期不得提前于合同审批日期10日，对于确因特殊原因需要在合同履行后（比如先检测或先施工）再行补签合同的，由经办人员起草迟延签订合同的说明并由部门主管签字确认后随合同一同报批（政府机关项目需在钉钉审批时线上备注说明情况）。

（五）合同经办人在草拟合同时应严格审查合同内容是否清楚、完备。合同管理人员负有对草拟合同进行初审的责任，未经初审的合同，法务部不予审查。

（六）合同管理人员在审核合同时如发现存在重大误解或重大风险，应提出修改意见，并向上级领导反馈，由部门主管领导决策。

二、合同审批权限及流程

（一）审批权限

1.采购合同：由采购部负责人及需求业务部门、公司负责人对合同内容进行审查，法务部对合同法律要件审核确认，财务部负责人从资金支付及资金安全方面审核，最后至公司行政总裁批准。

2.公司主营业务类合同由市场部门项目负责人、对应业务实施部门负责人、公司负责人对合同内容审核，法务部对合同法律要件审核确认，财务部负责人从资金支付及资金安全方面审核，最后经公司行政总裁批准；

3.其它非主营业务类合同：由职能部门负责人或公司负责人对合同内容审查，法务部对合同法律要件审核确认，财务部负责人从资金支付及资金安全方面审核，最后经公司行政总裁批准；

4.下列合同或文件，无论有无标的额或标的额大小，均需要逐级报送至行政总裁审核批准：

(1)设备赊销、让利销售的；

(2)约定对方付款结算期限超过3个月(续签合同除外）；

(3)合同的变更、补充或终止协议；

(4)公司的合并、分立，资产或股权转让等重大合资、合作合同；

(5)为促进合同履行，以公司名义对外出具函件或说明；

(6)其他对公司业务或资产有较大影响的协议。（二）审批流程每类合同具体的审批权限和流程按集团最新公布的各公司、部门合同审批流程执行。

第四章合同的签署

一、合同双方的签约人，如非法定代表人，必须持有公司颁发的法人授权委托书，未取得法人授权委托书的人员无权代表公司对外签署合同。我司未经授权的非采购、市场人员临时发生对外合同业务时，应到人事行政部门申办当次“法人授权委托书”后方可签订合同。为简便手续和程序，与对方洽谈合同时，可约定合同生效条件为“双方加盖公章或合同章之日起生效”。

二、法定代表人行使签约权应当符合《公司法》和公司《章程》的相关规定。签约人应在授权委托书载明的授权权限、范围和期限内行使签约权。签约人超越授权范围以及在授权期限届满后所签订的合同无效，由此所导致的法律责任由签约人自行承担。

三、公司各部门或小组不得以自己的名义独立对外签订合同，私自对外签订的合同无效，其法律责任自行承担。

四、签约时，对于初次合作及发生变更事项的对方签约单位（环境生态主管部门弹性提供），应由其提供工商营业执照复印件、法定代表人身份证明、签约人授权委托书、授权代表身份证复印件、工商变更登记备案证明复印件。上述证件由行政部门审核、留存。

五、签订合同必须遵守国家的法律、行政法规的规定，不得以欺诈、胁迫、恶意串通的方式与客户订立合同，不得损害国家、公司和他人的合法利益。

六、合同的签订必须采用书面形式，合同中的用语应当准确、清晰、通俗易懂，对于技术指标、产品成分、规格型号等专业用语应当符合行业使用规范，切忌使用模糊、矛盾的语言表述。

七、公司对外订立的经营性合同，一律加盖合同专用章；特殊情况下有需要或者应当加盖公司法人公章的合同，经合同管理部门对合同要件审核同意后，到公司行政部门加盖法人公章。

八、业务部门应及时索要并暂时保管双方盖章的合同原件，如因特殊情况无法及时提供对方盖章原件的，最迟应在我司盖章后二十个工作日内将对方盖章合同原件交至总经办归档留存。

九、对于法律规定或合同中约定合同订立需要办理公证、见证、鉴证以及专门机关审批、备案等手总经办续的，合同签约人在加盖合同专用章后，应及时到相关部门办理上述手续。

第五章 合同的履行

一、合同经办人负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。发现问题应及时向本部门领导报告，并采取措施加以解决。

二、对于供货单位是贸易公司、小规模生产厂家、个体私营企业的，要严格资信审查、强化履约保证和风险防范措施，督促、检查合同的履行。

三、采购合同履行过程中如发现产品质量、数量等问题，经办人应当在合同约定的异议期限内或法律规定的异议期限内提出异议和解决方案，并形成书面资料存档。

四、销售合同履行过程中，对于合同对方提出的产品质量、数量异议等问题，应及时派人进行调查核实，确属我方责任，则应与对方友好协商，妥善解决，以维护公司的良好信誉。

五、工程、设备及其它合同的履行过程中如发现工程、设备质量及其它问题，应及时向上级汇报，并于第一时间以书面或传真等可记载形式通知合同对方，及时解决。

六、凡不按合同规定的结算时间及结算方式办理请款手续或开具发票的，财务部门有权拒绝办理结算手续。

七、如客户存在逾期付款问题，部门应妥善沟通解决；如逾期已达3个月以上，应向财务部门报备沟通进展及下步解决措施。

第六章 合同的变更、解除或终止

一、依法签订生效的合同具有法律约束力，一切与合同有关的单位及人员均必须全面履行，不得擅自修改、变更、解除或终止。

二、对已签订合同的内容需要补充、变更或提前解除，均应采用书面补充协议形式加以明确。

三、在履行合同过程中，确有不可克服的困难而需变更、解除合同时，合同经办人应及时说明原因，上报部门负责人及公司负责人决策，在征得对方同意后签订书面协议；对方提出变更、解除合同时，合同经办人应报告部门负责人及公司负责人决策，在公司决定变更或解除后签订书面协议。

四、合同变更、解除后，合同经办人应及时通知有关业务部门及职能部门。需要公证或鉴证的合同，应及时到相关机关办理备案。

五、对方违约变更、解除合同，给我方造成较大经济损失的，经办人应及时向法务部说明情况，准备各项证据材料，依法行使追偿权。

六、公司在履行合同过程中转让合同权利义务的，应以书面形式通知合同相对方，转让合同义务时，应取得合同对应权利人书面同意。

第七章 合同的盖章归档

一、人事部门在合同盖章前要对以下方面进行审核：

（一）对方签约人是否具备签约权或授权委托手续；

（二）合同签约、履行时间是否明确；

（三）合同内容是否清晰，是否清楚辨别；

（四）应该附有技术协议等附件的的合同是否附带相关附件

（五）对方使用印章是否正确，加盖的印章是否清晰，签约人处是否多人签字。

（六）签批单的编号与合同编号是否相符等等。

（七）对于两页以上（含两页）的合同，除在签章处加盖合同专用章外，还应加盖合同骑缝章，以防止合同盖章后被擅自篡改。若有手改部分，在手改处加盖印章。盖章完毕后，留存会签单原件和合同原件一份。

二、对于紧急审批的合同，对方没有加盖印章或没有红色印章的传真件或复印件合同，需要我公司先行加盖印章的，必须由经办人在钉钉审批流程中注明“我公司先盖章，原件近日返还”字样，并由部门负责人审核确认。并且仅加盖一份返回给经办人，总经办留存复印件一份连同审批记录存档，并及时登入台账，及时督促返还合同原件。

合同原件返回的，加盖印章后留存一份原件，将原存档合同复印件撤出替换，撤出件予以销毁。

三、对于相关人员未签字的合同，应在钉钉审批流中注明：“***领导外出，请先予审核，手续后补”字样。总经办将保存相关沟通截图复印件后连同合同原件一份留存，未签字领导回公司后一周内补签。

四、总经办在登记合同管理台帐时，应注明合同专用章和公章的使用情况，以备查。

第八章 奖惩规则

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第九章 附 则

一、本制度适用于公司全体员工。

二、本制度经总裁批准后发布，自发布之日起正式实施。